Receber um termo de exclusão do Simples Nacional é uma situação que preocupa muitos empresários, especialmente os micro e pequenos negócios que contam com os benefícios desse regime tributário.

A boa notícia é que, na maioria dos casos, é possível regularizar a empresa e evitar a perda definitiva da opção pelo Simples, desde que as pendências sejam resolvidas dentro do prazo.

Neste artigo da Santos Contabilidade Digital, você vai entender o que significa o termo de exclusão, os motivos mais comuns, as consequências da exclusão e, principalmente, como regularizar sua empresa e manter-se no Simples Nacional sem complicações.

O que é o termo de exclusão do Simples Nacional

O termo de exclusão do Simples Nacional é uma notificação enviada pela Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual ou Prefeitura quando a empresa apresenta alguma irregularidade fiscal, cadastral ou tributária que impede sua permanência no regime.

Essa comunicação é feita eletronicamente, geralmente no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN), disponível no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC da Receita Federal.

O termo informa o motivo da exclusão e a data a partir da qual ela passa a valer, normalmente, a partir de 1º de janeiro do ano seguinte, caso o contribuinte não regularize a pendência.

É essencial que o empresário acesse o DTE-SN com frequência, pois a contagem do prazo para defesa ou regularização começa a partir da data de ciência eletrônica da notificação.

Principais motivos para a exclusão do Simples Nacional

Existem diversos fatores que podem levar à exclusão do Simples. Entre os mais comuns, estão:

1. Débitos tributários em aberto com a Receita Federal, estados ou municípios;

2. Falta de entrega de declarações obrigatórias, como a DASN-SIMEI ou DEFIS;

3. Excesso de faturamento, quando a empresa ultrapassa o limite anual de R$ 4,8 milhões;

4. Participação de sócio pessoa jurídica ou com capital em outra empresa não optante pelo Simples;

5. Exercício de atividades econômicas vedadas no Simples, como instituições financeiras, incorporadoras ou empresas de factoring;

6. Irregularidades cadastrais (como CNPJ inapto, endereço desatualizado ou pendências com o alvará);

7. Descumprimento de obrigações previdenciárias, como o não recolhimento do INSS de empregados.

Muitas vezes, essas pendências ocorrem por falta de acompanhamento contábil, falhas de comunicação entre setores ou dificuldades em manter o controle fiscal atualizado.

O que acontece se a empresa for excluída do Simples

Se o termo de exclusão não for regularizado dentro do prazo, a empresa será automaticamente excluída do Simples Nacional e passará a recolher tributos por outro regime, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Isso traz diversos impactos negativos, como:

• Aumento da carga tributária (os impostos deixam de ser unificados e passam a ter alíquotas maiores);

• Maior complexidade contábil e fiscal, exigindo apurações separadas de IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e ICMS;

• Risco de multas por falta de adaptação ao novo regime;

• Perda de benefícios como isenção de algumas obrigações acessórias e simplificação no recolhimento de tributos.

Por isso, é fundamental agir rapidamente após receber o termo, garantindo o restabelecimento da regularidade e a permanência no regime simplificado.

Como regularizar uma empresa que recebeu termo de exclusão do Simples Nacional

O processo de regularização varia conforme o motivo da notificação, mas, de forma geral, envolve as seguintes etapas:

1. Acesse o termo de exclusão

O primeiro passo é entrar no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC da Receita Federal e verificar a notificação no DTE-SN. Lá estarão listadas as pendências que geraram o termo e o prazo para regularização.

Anote o número do processo e o tipo de pendência, se é tributária, cadastral ou relativa à atividade econômica.

2. Identifique o tipo de pendência

Depois de acessar o termo, é importante entender exatamente o motivo da exclusão.
Os casos mais comuns são:

• Débitos em aberto: Tributos federais, estaduais ou municipais não pagos;

• Obrigações acessórias pendentes: Declarações não enviadas;

• Irregularidades cadastrais: Problemas com o CNPJ ou inscrição municipal;

• Incompatibilidade de atividade: CNAE não permitido no Simples.

Saber o tipo de pendência é essencial para definir o procedimento correto de regularização.

3. Regularize débitos tributários

Se o motivo for dívida ativa ou débitos de tributos, há três opções principais para resolver:

1. Pagamento à vista: A forma mais rápida de garantir a regularização;

2. Parcelamento: Disponível para tributos federais, estaduais e municipais, podendo ser solicitado diretamente no portal do Simples ou no site da Receita;

3. Compensação de créditos tributários: Possível em alguns casos, com o apoio de um contador para avaliar a viabilidade.

Após o pagamento ou parcelamento, é importante guardar os comprovantes e acompanhar a baixa dos débitos no sistema.

4. Envie as declarações atrasadas

Se o termo foi gerado por falta de entrega de declarações, como DEFIS, DASN-SIMEI ou DCTF, envie-as o quanto antes. A transmissão em atraso pode gerar multa, mas a regularização evita a exclusão automática.

Após a entrega, verifique se as declarações foram processadas e se o status da empresa foi atualizado no sistema.

5. Corrija irregularidades cadastrais

Nos casos de pendência cadastral, é necessário atualizar os dados da empresa nos órgãos competentes:

• Receita Federal (CNPJ);

• Prefeitura (Inscrição Municipal e Alvará);

• Junta Comercial (alterações contratuais, endereço, atividades).

Manter o cadastro atualizado evita problemas futuros e garante que a empresa continue apta a exercer suas atividades regularmente.

6. Conte com o apoio de uma contabilidade digital

O processo de regularização envolve detalhes fiscais e prazos curtos. Por isso, contar com o apoio de um contador especializado em Simples Nacional é essencial para garantir que tudo seja feito corretamente.

A Santos Contabilidade Digital atua com tecnologia e experiência para acompanhar cada etapa da regularização, desde o levantamento de pendências até o reenquadramento definitivo, evitando multas, erros e retrabalho.

Como evitar novas exclusões do Simples Nacional

Depois de regularizar, é importante adotar práticas de gestão preventiva para não cair novamente em situação de exclusão.
Algumas boas práticas incluem:

• Manter o pagamento do DAS em dia;

• Conferir mensalmente o e-CAC e o DTE-SN;

• Evitar ultrapassar o limite de faturamento anual;

• Acompanhar o CNAE e as atividades permitidas;

• Ter um controle financeiro e contábil automatizado, com relatórios mensais de desempenho e tributos.

Com uma rotina organizada e o acompanhamento de especialistas, sua empresa pode crescer com segurança dentro do Simples Nacional e evitar qualquer risco de autuação ou desenquadramento.

Conclusão

Receber um termo de exclusão do Simples Nacional não significa o fim do negócio, mas é um alerta de que algo precisa ser corrigido. Agir rapidamente, identificar o problema e buscar o apoio de uma contabilidade especializada são os passos certos para evitar que a exclusão se concretize.

A Santos Contabilidade Digital pode ajudar sua empresa a regularizar pendências fiscais, reenquadrar-se no Simples Nacional e implantar um controle preventivo que mantém sua operação em dia com o Fisco.

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